CeroFilas integrado a Gestor Documental Municipal

La Municipalidad de San Antonio encargó a la Dirección de Coordinación de Desarrollo Físico y al Departamento de Informática la implementación de un sistema de gestión documental durante el 2019. Este sistema tiene como objetivos reducir la impresión de documentos, estandarizar los formatos institucionales, mejorar los tiempos de firma y despacho de resoluciones municipales, y coordinar eficazmente todas las unidades responsables del proceso y su seguimiento.

Para lograr estos objetivos, se realizó un análisis exhaustivo de los procesos municipales a incluir en el sistema y se identificaron los principales actores y unidades necesarias para cada etapa. Se desarrollaron formatos electrónicos para todos los documentos institucionales, que ahora se elaboran, visan, firman electrónicamente y se despachan de manera digital.

A través de reuniones de trabajo con las unidades, se conocieron sus procesos y experiencias, lo que facilitó la identificación de falencias, redundancias y cuellos de botella. La participación activa de las unidades municipales en esta implementación permitió identificar y corregir deficiencias en los procesos internos y estratégicos, modernizando así los procedimientos administrativos, tanto institucionales como comunitarios, que antes se gestionaban en papel, incluyendo visaciones, firmas y despachos.

Simultáneamente con el inicio de la Ley de Transformación Digital del Estado, se identificó un proceso que mejoraría la relación con los vecinos: la Solicitud General. Este formulario electrónico, habilitado en el gestor documental, permite a los ciudadanos realizar diversos requerimientos, como solicitudes de audiencias, ingreso de reclamos, solicitud de comodatos, arriendos y más. Los datos y documentos se ingresaban de manera presencial por el vecino a través de una ejecutiva de ventanilla única municipal, quien además, ingresaba el motivo por el cual el vecino se acerca al municipio.

La integración del formulario electrónico con el gestor documental IMSA y CeroFilas San Antonio ha permitido la recepción de solicitudes de manera online, rápida y confiable, reducir las filas presenciales y la impresión de documentos, al tiempo que ha acelerado el tiempo de respuesta y la derivación de solicitudes a las unidades responsables. La digitalización e interacción de estos sistemas ha facilitado la identificación eficiente y efectiva de las necesidades de la comuna y de las áreas con mayores requerimientos, lo que aumenta significativamente la satisfacción de la comunidad y la mejora de la calidad del servicio