Digitalización para la Gestión de Presupuesto, Compras, Contrataciones y Pagos
Desde "Premio a Municipalidades Transformadoras 2024"
Ir al proyecto
Acciones y estrategias:
El proceso de digitalización de la I. Municipalidad de Santo Domingo comenzó en 2021. La primera acción fue adoptar un sistema computacional desarrollado internamente para gestionar todas las solicitudes de compra y contrataciones de servicios. Este cambio permitió a las unidades municipales visualizar la trazabilidad de sus requerimientos, incluyendo fechas de inicio y término.
En 2022, se incorporaron funcionalidades adicionales como la confección de Certificados de Disponibilidad Presupuestaria y la generación de Informes de Recepción Conforme. También se añadió la capacidad de adjuntar documentos relevantes como Bases de Licitación, Aspectos Técnicos Mínimos y Resoluciones Municipales para Contrataciones.
Durante 2023, se introdujeron herramientas de planificación estratégica, como el PLADECO y el Plan Anual, integrando las compras y contrataciones en los elementos de gestión interna. Para 2024, el enfoque se amplió para incluir la asignación de presupuesto vigente y obligatorio para cada unidad solicitante, asegurando el respeto al presupuesto municipal anual y mejorando la eficiencia y efectividad en el uso de los recursos.
Planificación para afrontar desafíos:
El Departamento de Informática lideró la planificación, comenzando con un análisis detallado del Workflow del proceso de compras y contrataciones. Este análisis fue contrastado con los requisitos legales y las normas internas, lo que permitió identificar áreas clave de mejora. Se establecieron mesas de trabajo colaborativas con los funcionarios involucrados, donde se discutieron y priorizaron las mejoras necesarias.
Cambios en el proceso:
Para optimizar el proceso, se realizaron varios cambios. Primero, se digitalizaron completamente las solicitudes, eliminando la necesidad de documentos físicos y mejorando la trazabilidad. Luego, se integraron nuevas herramientas que permitieron una planificación más estratégica y alineada con los objetivos municipales. Estos cambios no solo mejoraron la eficiencia del proceso, sino que también aseguraron un uso más transparente y responsable de los recursos municipales.
Metodologías y herramientas utilizadas:
El equipo utilizó la metodología SCRUM para gestionar los proyectos de actualización del sistema. Esta metodología ágil permitió desarrollar mejoras de manera incremental, facilitando la adaptación continua del sistema a las necesidades cambiantes. Además, el sistema computacional propio se fue actualizando progresivamente para incluir nuevas funciones que mejoraron la planificación y ejecución de las compras y contrataciones.
Involucramiento de usuarios internos y externos:
Desde el inicio, se involucró a los usuarios internos a través de las mesas de trabajo colaborativas, donde se les permitió aportar sus conocimientos y experiencias al proceso de mejora. Esto no solo facilitó la implementación de los cambios, sino que también garantizó que el sistema desarrollado respondiera a las necesidades reales de las distintas unidades municipales. Además, los proveedores externos también se beneficiaron de un proceso más transparente y ágil, especialmente con la incorporación de herramientas que facilitaron el pronto pago y la trazabilidad de las contrataciones.
