Digitalizando paso a paso
Desde "Premio a Municipalidades Transformadoras 2024"
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En agosto del año 2023, cuando visitamos la Municipalidad de Padre Las Casas, con el objetivo de ver y evaluar su sistema de gestión documental, fue un balde de agua fría en donde nos dimos cuenta de que ellos tramitan todo en digital, y nosotros hasta los correos los imprimimos. Por lo cual, luego de varias reuniones entre directores, alcaldes, informáticos, funcionarios, se decidió tomar cartas en el asunto.
En enero del 2024, me nombran CTD (además de mis funciones propias del cargo), y entendiendo el desafío que conlleva implementar un sistema de gestión documental, decidí realizarlo en pequeños pasos.
Por lo que en Marzo se realizó capacitación a todos los funcionarios (3 semanas, 4 charlas diarias, cada una con 15 funcionarios) realizando talleres prácticos para solicitar permisos y así, en abril 2024, implementar la intranet, únicamente para pedir permisos legales, fue un gran cambio para los funcionarios el tener que entrar a un sitio, ver reflejado los días que tienen disponible y solicitar sus permisos.
Durante mayo, fuimos incorporando más módulos, y dándole mas usabilidad a la intranet, durante junio, me di cuenta de que ya estaban tan acostumbrados a revisar y ver la intranet, que se implementó la firma digital, se capacitó a los ministros de fe, junto a los funcionarios que emiten firma. Para así, en julio comenzar a utilizar DocDigital, en la versión producción.
Nuestro desafió en agosto 2024 es generar una adopción del 100% de DocDigital
Ha sido cansador el trabajo estos últimos meses, pero con el apoyo de los directores y del Alcalde, quien ha impulsado e instruido la adopción de estas medidas. Constantemente estamos en capacitaciones digitales, dando ideas, realizando encuestas de retroalimentación y generando planificación para los siguientes meses. Consideramos la opinión de todos con encuestas anónimas, para revisar y planificar. La idea de la implementación digital es ayudar a los colegas y no generar estrés por el cambio. Por lo cual, constantemente estamos conversando con ellos
Lo que otras municipalidades han realizado en un largo periodo de tiempo, nosotros en hemos realizado en 4 meses, de arduo trabajo, en donde los funcionarios ya nos piden nuevas tecnologías y apoyan con sus ideas y ganas de aprender. Solo como dato, los mismos funcionarios están solicitando tótem de auto fila, WhatsApp empresarial, para que ciudadanos tengan comunicación fluida con ellos, sistema de gestión documental, nuevas tecnologías, entre otras.
Hoy, podemos decir que la Municipalidad de Llanquihue ya no está en la edad de piedra, y está avanzando a paso firme a una era totalmente digital