Gestor Documental Digital
Desde "1er Premio TRANSFORMADORAS: Instituciones destacadas en Transformación Digital"
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La gestión de resoluciones y oficios institucionales, si bien se iniciaba mediante redacción de documentos Word y revisiones con control de cambios, debía imprimirse en todas sus hojas para los VB y posterior firma del Defensor Nacional, en caso de requerirse cambios debía reimprimirse las veces que fuera necesario; una vez firmado, debía escanearse y subirse al sistema institucional ARGEDO (Archivo y Gestión Documental). Algo similar para memos, cartas y otros documentos.
Lo anterior afectaba a toda la institución, desde el origen de cada documento, pasando por las revisiones y validaciones, luego los VB y firma de la autoridad correspondiente, hasta llegar a su envío y posterior almacenamiento; y no se contaba con un seguimiento del avance de cada documento por las etapas antes indicadas.
El factor clave para enfrentar el problema fue la necesidad de contar con una herramienta moderna que pudiera reemplazar al sistema ARGEDO, que había sido desarrollado varios años antes y estaba presentando múltiples problemas en su operatividad.
El mayor logro alcanzado fue contar con un gestor documental completamente digital, incluyendo la firma electrónica avanzada de las autoridades firmantes y la firma simple validada con clave única por las jefaturas firmantes, considerando además el envío y recepción de documentos desde y hacia otros servicios a través de DocDigital.