Implementación de Repositorio Documental Gratuito para Documentos Municipales

Una vez decidido el problema a digitalizar, se empezó a trabajar en cómo darle un uso transversal al repositorio de archivos, en donde todas las unidades y áreas se vieran beneficiadas y no solo un grupo de funcionarios y así sacarle el máximo provecho posible a la plataforma. Finalmente se optó por crear una cuota de disco virtual por Dirección o Unidad, en la cual cada quien organice sus archivos en base a parámetros predefinidos con anterioridad. Se levantaron flujogramas de procesos y finalmente se implementa en un VPS ya previamente contratado pero con otros fines, en donde incluso el dominio de acceso ya existía con aterioridad. Se crea un dominio virtual de acceso al respositorio siendo https://repositorio.muniloncochedigital.cl el elegido y luego comienza la elección de plataforma a utilizar, dando como resultado la elección de un sistema gratuito de nombre Pydio. Comienza el trabajo de personalización de la plataforma, creación usuarios y perfiles y posteriormente se cita a capacitaciones de uso de la misma. Es increíble la respuesta de los funcionarios a la plataforma, pues ven en ella una serie de ventajas que no existían y por tanto, un importante recurso en apoyo a la gestión digital de documentos. En tales capacitaciones se recibieron nuevas ideas a implementar con tal de mejorar aún más tal plataforma. Actualmente nuestro repositorio gratuito cuenta con un universo de mas de 6.000 archivos, con aplicativo de acceso para IOS y Android y con un backup total de 80 GB aprox, todo esto conseguido en menos de un año de uso. En total son 26 funcionarios de la Municipalidad, Depto. de Educación y Depto. de Salud los que gestionan documentos, además de existir una cuenta de uso general con permisos de solo lectura para acceso a determinados tipos de documentos, esto para visualización de usuarios tanto internos como externos. Cabe señalar que el trabajo inicial fue realizado en diversas mesas de trabajo entre Depto TI, Contabilidad y Tesorería, siendo actualmente administrada y mantenida por personal del Depto TI Municipal.