Impulsando la eficiencia Municipal, mediante la Transformación Digital: PMG

Para afrontar la problemática detectada y llevar a cabo la transformación digital del proceso, se llevó a cabo una planificación meticulosa que comenzó con un diagnóstico y análisis de la situación actual. Este análisis abarcó aspectos como la infraestructura digital, las habilidades digitales del personal y los procesos existentes, proporcionando información clave para la toma de decisiones futuras.

Primero fue necesario, estandarizar el proceso de formulación y ejecución del PMG municipal, formalizando el procedimiento, con la participación de funcionarios municipales y la Administración Municipal. Una vez identificado y formalizado el procedimiento, se da inicio a el desarrollo de la Plataforma digital PMG municipal. El sistema está alojado en una plataforma local, totalmente web en un servidor virtual Ubuntu. Para su desarrollo, se utilizaron herramientas como MS Visual Studio Code y lenguajes de programación como PHP, JavaScript, JSON, MySQL, HTML y CSS.

La metodología empleada en este proyecto fue “Scrum”, la que nos brindó ventajas significativas, facilitando la flexibilidad y adaptabilidad a los cambios, fomentó la mejora continua a través de reuniones de revisión y retrospectiva, e impulso la colaboración efectiva entre los miembros del equipo técnico y los interesados. Además, proporciono transparencia en el proceso, permitiendo a los actores claves visualizar el progreso del proyecto y tomar decisiones basadas en datos, sin perder el enfoque en el usuario final, asegurando que el producto elaborado cumpliese con las expectativas y motivara al personal en el uso de la plataforma. Esto nos permitió reducir los riesgos al identificar y abordar problemas de manera temprana.

Entre los principales actores que participaron en el desarrollo de la solución en conjunto con la of. de innovación fue la administración municipal, el comité técnico PMG y las direcciones municipales, generando un valioso trabajo en equipo.

Una vez desarrollada y aprobada la plataforma digital, comenzó la fase de implementación, la que se llevó a cabo mediante capacitaciones para los funcionarios usuarios del sistema, ajustada a los perfiles y privilegios definidos (visor, responsable del área, tutor, presidenta y superusuario). Las charlas de capacitación se estructuró en tres etapas: la primera abordó el marco normativo general y municipal del programa de mejoramiento de gestión y la definición de conceptos utilizados; la segunda etapa presentó los errores más comunes en la formulación del año anterior y las correcciones necesarias; y la tercera fase consistió en una demostración práctica del uso y funcionamiento de la plataforma, explicando el procedimiento digital del programa del PMG, sus notificaciones electrónicas y las firmas digitales existentes.

Finalmente, la plataforma fue expuesta públicamente en una sesión del Concejo Municipal, siendo reconocida como una iniciativa institucional clave para la gestión organizacional.