SISTEMA DE INFORMES DE TRABAJADORES A HONORARIOS (SITH)

Debido a la instrucción del Consejo para la Transparencia (CPLT), se nos indicó que los trabajadores a honorarios debían publicar sus informes mensuales a través del Portal de Transparencia. Con más de 3.000 trabajadores en esta condición jurídica en nuestro Municipio, afrontamos esta solicitud como una oportunidad para digitalizar el proceso de emisión y validación de los informes de honorarios.

Planificación y Estrategias

Para afrontar este desafío, coordinamos con diferentes direcciones dentro del municipio, incluyendo la Alcaldía, Administración Municipal, Administración y Finanzas, Jurídico, Control y Recursos Humanos. La planificación inicial incluyó reuniones interdepartamentales para definir un proceso estandarizado que fuera eficiente y accesible para todos los involucrados. Identificamos los puntos críticos y las necesidades específicas de cada departamento para asegurar una implementación exitosa.

Cambios en el Proceso

El cambio más significativo fue la transición de un sistema manual a uno completamente digital. Diseñamos y desarrollamos una plataforma web con autenticación mediante Clave Única, permitiendo a los trabajadores ingresar sus boletas e informes de actividades de manera segura. Este cambio no solo mejoró la eficiencia, sino que también garantizó una mayor transparencia y trazabilidad en el proceso.

Metodologías y Herramientas

Para el desarrollo de la plataforma, utilizamos metodologías ágiles, lo que nos permitió iterar rápidamente y adaptar la solución según los comentarios de los usuarios. La autenticación de los usuarios se realizó a través de Clave Única para los trabajadores a honorarios y autenticación de Microsoft para las jefaturas. Estas herramientas proporcionaron una capa adicional de seguridad y facilitaron el acceso y la validación de los informes.

Involucramiento de Usuarios

La clave del éxito del proyecto fue el involucramiento activo de los usuarios tanto internos. Para asegurar una transición suave, se realizaron capacitaciones dirigidas a las jefaturas, quienes serían responsables de validar los informes. Estas capacitaciones incluyeron sesiones prácticas y la creación de material gráfico detallado para los trabajadores a honorarios, facilitando su comprensión y uso de la nueva plataforma.

Se realizaron sesiones de feedback con los usuarios para identificar áreas de mejora y se implementaron cambios en la plataforma basados en sus sugerencias. Esto no solo mejoró la usabilidad del sistema, sino que también fomentó un sentido de propiedad y compromiso entre los usuarios.

Este proyecto no solo ha modernizado un proceso crucial dentro del municipio, sino que también ha establecido un nuevo estándar de transparencia y eficiencia en la gestión de los informes de honorarios. La colaboración interdepartamental y el enfoque en la capacitación y apoyo a los usuarios han sido fundamentales para el éxito de esta iniciativa.

Mira los informes de los honorarios en nuestra página de transparencia activa