Transformación digital de la SCJ mediante gestión por procesos

El proyecto de transformación digital mediante gestión por procesos de la Superintendencia de Casinos de Juego (SCJ) surge del interés en modernizar y perfeccionar sus servicios a través de la creación de herramientas digitales y la actualización de sus plataformas tecnológicas.

En el año 2013, nuestra institución emitía sus actos administrativos en papel con el apoyo del SGDOC, una simple bandeja electrónica que no organizaba los flujos documentales no reconocía plazos ni entregaba trazabilidad de los procesos. Tampoco permitía trabajar con un enfoque de procesos, por lo que cada área se concentraba en cumplir sus funciones sin considerar el resto de las partes interesadas, en ocasiones duplicándose tareas.

Ante esto, en el año 2016 la SCJ emprende un proyecto de transformación digital institucional, que tiene como base la creación e incorporación de un nuevo Sistema de gestión documental y de procesos (SGDP), que permite la digitalización de documentos mediante la incorporación de la firma electrónica avanzada. Este cambio de paradigma es complementado con la implementación de un Sistema de gestión de calidad y una estrategia de gestión del cambio.

La materialización del proyecto trajo muchos avances para la SCJ, entre otros, la modernización y mejora de la gestión de sus procesos, la digitalización de documentos de entrada y salida, la política “cero papel”, la mitigación de los riesgos asociados a la seguridad de la información, la mejora en la calidad de servicio y reputación frente a sus partes interesadas y, no menos importante, lograr que durante la pandemia COVID19 sus funcionarios y funcionarias pudieran trabajar remotamente sin perder continuidad.

Finalmente, por sus resultados y considerando que el SGDP cumplía en buena medida los requisitos de la Ley N° 21.180, fue elegido por la División de Gobierno Digital y la Secretaría de Modernización del Estado para ser replicado en otras instituciones, lo que ha permitido que la SCJ ponga sus conocimientos a disposición de otros Organismos del Estado.