Guillermo Andrés Briceño Páez

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Guillermo Andrés Briceño Páezhace 4 años Anualmente la Defensoría atiende alrededor de 300 mil causas penales a nivel nacional, la documentación asociada a dichas causas era almacenada en carpetas de cartón conteniendo hojas de papel, para causas sencillas entre 1 y 5 hojas, para causas complejas podrían llegar a tener más de mil hojas. Estas carpetas debían comprarse en cada región, requiriendo un importante espacio para su almacenamiento en oficinas de los defensores y en bodegas para dicho propósito. Cuando cada defensor iba a audiencia, debía llevar consigo todas las carpetas de las causas programadas para el día y luego traerlas de vuelta a la oficina y entregarlas a su asistente para actualización de información en el sistema informático SIGDP y almacenamiento. Si a lo anterior se suma el problema que implica la gran cantidad de causas penales terminadas año tras año, el almacenamiento y manejo de las carpetas terminadas se hacía cada vez más costoso y complejo. El factor clave para enfrentar el problema fue buscar una solución que facilitara el trabajo de los defensores para acceder a la información asociada a cada una de las causas penales a su cargo, no solo en sus oficinas, sino principalmente durante las audiencias en las salas de los tribunales, permitiendo enfocar su atención en la defensa de sus representados.El mayor logro alcanzado fue que las nuevas causas penales adoptaran la carpeta digital en su gran mayoría en el menor tiempo posible, para que así los defensores vieran facilitado su trabajo en audiencia.

Guillermo Andrés Briceño Páezhace 4 años La defensa penal se presta en forma mixta, alrededor de un tercio de la prestación por parte de defensores funcionarios y, los otros dos tercios, por abogados particulares contratados a través de licitaciones públicas. Hay cerca de 250 contratos de prestación de defensa licitada en todo el país, para los cuales se procesan pagos mensuales y trimestrales, y para gestionar cada uno de dichos pagos, el prestador debía hacer llegar a la respectiva Defensoría Regional todos los antecedentes en papel necesarios para respaldar cada pago. A su vez la Defensoría Regional, debía revisar y validar dichos antecedentes, pidiendo las correcciones y/o antecedentes adicionales en caso de ser necesarios. El factor clave para enfrentar el problema fue reducir el tiempo transcurrido entre la recepción de antecedentes y la aprobación del pago a los prestadores licitados, disminuyendo la necesidad de impresión en papel y reduciendo las horas de trabajo que dedicaban los encargados regionales, permitiendo dedicar más tiempo al análisis y mejoras al sistema. El mayor logro fue la implementación exitosa de una plataforma en línea para que los proveedores suban los antecedentes, los encargados regionales los revisen y den su aprobación a cada pago.

Guillermo Andrés Briceño Páezhace 4 años La gestión de resoluciones y oficios institucionales, si bien se iniciaba mediante redacción de documentos Word y revisiones con control de cambios, debía imprimirse en todas sus hojas para los VB y posterior firma del Defensor Nacional, en caso de requerirse cambios debía reimprimirse las veces que fuera necesario; una vez firmado, debía escanearse y subirse al sistema institucional ARGEDO (Archivo y Gestión Documental). Algo similar para memos, cartas y otros documentos. Lo anterior afectaba a toda la institución, desde el origen de cada documento, pasando por las revisiones y validaciones, luego los VB y firma de la autoridad correspondiente, hasta llegar a su envío y posterior almacenamiento; y no se contaba con un seguimiento del avance de cada documento por las etapas antes indicadas. El factor clave para enfrentar el problema fue la necesidad de contar con una herramienta moderna que pudiera reemplazar al sistema ARGEDO, que había sido desarrollado varios años antes y estaba presentando múltiples problemas en su operatividad. El mayor logro alcanzado fue contar con un gestor documental completamente digital, incluyendo la firma electrónica avanzada de las autoridades firmantes y la firma simple validada con clave única por las jefaturas firmantes, considerando además el envío y recepción de documentos desde y hacia otros servicios a través de DocDigital.