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Premio a Municipalidades Transformadoras 2024

Queremos invitar a Coordinadores y Coordinadoras de Transformación Digital de Municipios, a compartir casos de su Municipalidad que sean relevantes e innovadores, explicando las estrategias y aprendizajes que están detrás de ellos.

Su participación en el Primer Premio a Municipalidades Transformadoras es muy importante para visibilizar y compartir conocimientos con otras Municipalidades que al igual que ustedes, se encuentran implementando la Transformación Digital.

El premio consistirá en:

Un reconocimiento y la inclusión en la publicación “Municipalidades Transformadoras 2024”.
Los ganadores serán destacados como ejemplos de buenas prácticas en transformación digital, contribuyendo así al aprendizaje y la inspiración entre los municipios participantes.
Adicionalmente, los participantes de este premio serán los protagonistas de las sesiones de municipalidades transformadoras que estaremos desarrollando durante el año.
Un sello de Institución Transformadora 2024 para incorporar en el portal web de la institución ganadora

Conformación de mesas de trabajo sobre Transformación Digital
Buenas prácticas en la identificación de procedimientos administrativos
Optimización de recursos y superación de desafíos presupuestarios
Experiencias exitosas en la adopción de plataformas digitales en su institución

Para participar,

revisa los documentos adjuntos con las bases del premio y el documento de Instituciones Transformadoras 2023.
Posteriormente, haz click en el botón "Agregue un proyecto" y llena el formulario con tu experiencia.

PREMIO_TRANSOFRMADORAS 2023_digital.pdf

(1.2 MB)

Bases del Premio a Municipalidades Transformadoras 2024.pdf

(147.9 KB)

Fases

Resumen de las fases

Fase 1: Fase informativa

Fase informativa

Fase 2: Convocatoria y recepción de casos

Convocatoria y recepción de casos

Fase 3: Votación y selección de casos

Votación y selección de casos

Fase 4: Resultados

Resultados

Convocatoria y recepción de casos

1 de agosto de 2024 4:00 a. m. - 2 de septiembre de 2024 4:00 a. m.

¿Cómo estás?

Estamos muy contentos de dar inicio al 1er Premio a Municipalidades Transformadoras, y esperamos que esta iniciativa sea una oportunidad de dar a conocer el trabajo realizado en tu institución y aprender del camino recorrido por los demás.

⚠️Estamos recibiendo toda la información de sus casos. Sin embargo, sólo queda público la sección de descripción. Estamos trabajando en ello ⚠️

34 ideas

Miguel Angel Díaz Verdugohace 2 años Ubicada en la Región de la Araucanía, la Municipalidad de Padre Las Casas desde el año 2015 inició su camino hacia la digitalización de sus procesos, basado principalmente en el compromiso de sus funcionarios por fomentar una cultura de innovación y mejora continua, logrando optimizar procesos mediante un trabajo colaborativo que permitió establecer requerimientos y desarrollar sistemas municipales propios.A través de la ejecución anual de planes de mejoramiento continuo, se han incorporado innovaciones tecnológicas significativas, como el Sistema de Planificación Presupuestaria en el año 2016, la Intranet Municipal en 2019 y el Sistema de Gestión Documental en 2022. Estos proyectos, financiados a través del Fondo de Incentivo al Mejoramiento de la Gestión Municipal (FIGEM) de SUBDERE, han proporcionado herramientas esenciales que ahora forman parte integral de la gestión municipal.Uno de los hitos más significativos en este proceso de transformación digital, ha sido la puesta en marcha del Sistema de Gestión Documental en mayo de 2022. Este avance ha transformado la forma en la que se gestionan los documentos en el municipio, optimizando procesos y mejorando los tiempos de tramitación. Este trabajo ha sido liderado conjuntamente por los Departamentos de Calidad Municipal e Informática, ambos adscritos a la Dirección de Calidad y Gestión de Servicios, quienes actualmente están a cargo de la coordinación de la implementación de la Ley de Transformación Digital del Estado.Para el éxito de este proceso es esencial la participación activa de los funcionarios/as, es por esto que se conformó un equipo de 28 personas representante de todas las áreas de la municipalidad, liderado por el Coordinador de Transformación Digital, con el propósito de sociabilizar el impacto de la Ley, gradualidad, incorporación de plataformas transversales y guiar la forma de trabajo para avanzar en cada etapa.Adicionalmente, la Municipalidad ha participado activamente en iniciativas de la Secretaría de Gobierno Digital (SGD), dando cumplimiento a las fases, participando en capacitaciones y compartiendo su experiencia con otros municipios. En 2024, el municipio completó el 100% del “Programa Municipalidad Digital La Araucanía”, dirigido por la Universidad de la Frontera. Este programa fue crucial para guiar la adopción de herramientas proporcionadas por la SGD, como Clave Única, Docdigital, FirmaGob y Pisee.Finalmente, como una forma de potenciar la cooperación entre municipios y optimizar recursos, Padre Las Casas ha compartido sus sistemas con otras municipalidades mediante convenios de colaboración. Este enfoque acelera el proceso de digitalización y permite a los municipios evitar largos ciclos de diseño, desarrollo de software y contratación de servicios costosos, lo que se traduce en un ahorro significativo de tiempo y recursos. Actualmente, se han establecido convenios con las municipalidades de Purranque, Llanquihue, Pitrufquén y Frutillar, y próximamente se sumarán nuevos municipios. Gracias a estas colaboraciones, estas municipalidades ya han incorporado plataformas de Padre Las Casas en su gestión, lo cual nos permite avanzar en conjunto en este proceso de modernización.Si desean conocer más sobre nuestra experiencia, les invitamos a ver la siguiente cápsula: https://www.youtube.com/watch?v=mv7AFhyZfDs CTD, mdiaz@padrelascasas.cl

Jorge Jaime Ramírez Molinahace 2 años La creación de la Red de Líderes de Datos y Transformación Digital en la Municipalidad de Maipú fue una respuesta estratégica para enfrentar los desafíos impuestos por la Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado y promover un cambio cultural significativo. Aquí se describe cómo se llevó a cabo su implementación y éxito. Creación del Centro de Gobierno: Previo a la conformación de la Red de Lideres de Datos y Transformación Digital, en la Municipalidad se estableció el Centro de Gobierno para gobernar y coordinar proyectos entre las direcciones municipales, estableciendo prioridades y gestionando su realización.Centro de Gobierno junto con la Dirección de Tecnología y Comunicaciones sabían que impulsar un cambio requería un equipo que nos ayudara a ser impulsores y promotores del cambio. Teníamos la certeza que en el municipio había gente motivada y que necesitaba un espacio para poder mostrar su trabajo y sus ideas, pero nuestro diagnostico era que las direcciones municipales operaban de manera aislada. Existía un gran potencial y motivación entre los funcionarios que no se estaba aprovechando adecuadamente.Cambios Implementados Establecimiento de la Red de Líderes: En 2023, se lanzó la Red de Líderes de Datos y Transformación Digital, reuniendo a personas motivadas de diversas áreas para compartir conocimientos y mejores prácticas. Promoción de una Cultura de Colaboración: Se promovió una cultura de colaboración mediante reuniones mensuales, donde se identificaban desafíos, se proponían soluciones y se fomentaba el espíritu de equipo. Metodologías y Herramientas UtilizadasSe realizaron reuniones mensuales donde los integrantes de la red exponían sus trabajos, aplicaban la optimización de procesos y la utilización tecnologías para dar soluciones a problemáticas detectadas. También se exponían problemas presentes en las direcciones para poder discutirlos en la red, aportando de las distintas miradas.Involucramiento de Usuarios Internos y Externos Capacitación y Empoderamiento de funcionarios: Se realizaron programas de capacitación para empoderar a los funcionarios con habilidades en nuevas tecnologías y gestión de datos, las capacitaciones fueron en Power BI y ArcGIS. También se ha creado un grupo de WhatsApp donde constantemente se comparte información de cursos gratuitos, diplomados del estado, charlas de innovación.

Jorge Andrés Valenzuela Arayahace 2 años En 2019, el municipio de Curicó inició un proceso transformador al firmar un convenio de colaboración con el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, con el fin de implementar la firma electrónica avanzada. Esta decisión se fundamentó en la necesidad de modernizar la gestión de documentos y facilitar trámites, lo que exigió una cuidadosa planificación. Se organizó un programa de capacitaciones para funcionarios, permitiéndoles familiarizarse con las nuevas herramientas digitales y su correcta utilización.El departamento de informática del municipio, identificado con el desafío, desarrolló una plataforma de software que integró la firma electrónica, creando un sistema de gestión de documentos y un firmador masivo. Fue un gran avance, permitiendo una gestión más ágil y la distribución eficiente de documentos digitales. Desde su implementación, se lograron resultados notables, como la reducción del uso de papel y la optimización de recursos.Aprovechando este impulso digital, el municipio decidió avanzar hacia la creación de una nueva plataforma para cursar infracciones en terreno. Este sistema no solo integró la firma electrónica, sino que también incorporó el acceso mediante la Clave Única, lo que mejoró significativamente el procedimiento para los funcionarios municipales. Hasta la fecha se han cursado aproximadamente 10,300 infracciones digitales y se han firmado 66,450 documentos electrónicamente. Con el aumento de la documentación digital, el municipio identificó la necesidad de un software de gestión documental que centralizara todos los procesos, evitando la dependencia de archivos adjuntos. Desde marzo de 2024, esta plataforma está en funcionamiento, lo que ha contribuido a una gestión aún más eficaz. Simultáneamente, Curicó se integró a "Doc Digital", la plataforma de comunicaciones electrónicas del estado, para recibir comunicaciones oficiales del gobierno. Este sistema se está ampliando para incluir áreas como salud y educación, lo que permitirá un enfoque más eficiente. Consciente de la importancia de la participación ciudadana, el municipio implementó desde el año 2011 plataformas de pago en línea para servicios como derechos de aseo, patentes comerciales y permisos de circulación. Además, se encuentra en proceso de licitación para crear una ventanilla única que facilite la interacción de los ciudadanos con el municipio. Entre otras iniciativas, destaca el desarrollo de una plataforma electrónica para denunciar el maltrato animal y la adopción del sistema "Dom Digital", que agiliza trámites en la dirección de obras. Este enfoque integral no solo ha permitido a Curicó alinearse con la Ley 21.180 de modernización del Estado, sino que también ha establecido un modelo de municipio accesible y cercano a su población. La digitalización se ha convertido en una estrategia viable para enfrentar los desafíos futuros, demostrando que la tecnología y la innovación son aliados clave en la mejora de la gestión. Con cada acción, Curicó avanza hacia un futuro digital más prometedor, preparado para abordar las necesidades y expectativas de su comunidad.

Jorge Jaime Ramírez Molinahace 2 años Debido a la instrucción del Consejo para la Transparencia (CPLT), se nos indicó que los trabajadores a honorarios debían publicar sus informes mensuales a través del Portal de Transparencia. Con más de 3.000 trabajadores en esta condición jurídica en nuestro Municipio, afrontamos esta solicitud como una oportunidad para digitalizar el proceso de emisión y validación de los informes de honorarios. Planificación y EstrategiasPara afrontar este desafío, coordinamos con diferentes direcciones dentro del municipio, incluyendo la Alcaldía, Administración Municipal, Administración y Finanzas, Jurídico, Control y Recursos Humanos. La planificación inicial incluyó reuniones interdepartamentales para definir un proceso estandarizado que fuera eficiente y accesible para todos los involucrados. Identificamos los puntos críticos y las necesidades específicas de cada departamento para asegurar una implementación exitosa.Cambios en el ProcesoEl cambio más significativo fue la transición de un sistema manual a uno completamente digital. Diseñamos y desarrollamos una plataforma web con autenticación mediante Clave Única, permitiendo a los trabajadores ingresar sus boletas e informes de actividades de manera segura. Este cambio no solo mejoró la eficiencia, sino que también garantizó una mayor transparencia y trazabilidad en el proceso.Metodologías y HerramientasPara el desarrollo de la plataforma, utilizamos metodologías ágiles, lo que nos permitió iterar rápidamente y adaptar la solución según los comentarios de los usuarios. La autenticación de los usuarios se realizó a través de Clave Única para los trabajadores a honorarios y autenticación de Microsoft para las jefaturas. Estas herramientas proporcionaron una capa adicional de seguridad y facilitaron el acceso y la validación de los informes.Involucramiento de UsuariosLa clave del éxito del proyecto fue el involucramiento activo de los usuarios tanto internos. Para asegurar una transición suave, se realizaron capacitaciones dirigidas a las jefaturas, quienes serían responsables de validar los informes. Estas capacitaciones incluyeron sesiones prácticas y la creación de material gráfico detallado para los trabajadores a honorarios, facilitando su comprensión y uso de la nueva plataforma.Se realizaron sesiones de feedback con los usuarios para identificar áreas de mejora y se implementaron cambios en la plataforma basados en sus sugerencias. Esto no solo mejoró la usabilidad del sistema, sino que también fomentó un sentido de propiedad y compromiso entre los usuarios.Este proyecto no solo ha modernizado un proceso crucial dentro del municipio, sino que también ha establecido un nuevo estándar de transparencia y eficiencia en la gestión de los informes de honorarios. La colaboración interdepartamental y el enfoque en la capacitación y apoyo a los usuarios han sido fundamentales para el éxito de esta iniciativa.Mira los informes de los honorarios en nuestra página de transparencia activa

Jorge Jaime Ramírez Molinahace 2 años Durante la emergencia ocurrida en agosto de 2024, surgieron desafíos significativos para dimensionar adecuadamente los eventos, su naturaleza y consecuencia. Ante esta situación, se conformó un equipo dedicado a buscar soluciones eficaces.Como resultado, se diseñó un formulario en Survey123 para la captura de información en terreno, lo que permitió a los funcionarios operativos de distintas direcciones informar sobre la situación observada durante sus recorridos por las calles de Maipú.Este enfoque innovador no solo facilitó la identificación precisa de las problemáticas ocurridas, sino que también permitió situar espacialmente los problemas, mejorando la capacidad de respuesta municipal. Además, se desarrolló un cuadro de mando que permitió priorizar, enfocar y optimizar la asignación de recursos municipales, asegurando que estos se dirigieran a las zonas más afectadas y con mayores necesidades. Gracias a esta iniciativa, se lograron mejorar significativamente la eficiencia y la eficacia en la gestión de la emergencia, beneficiando directamente a las comunidades afectadas.Puedes conocer nuestra solución aqui

Gustavo Adolfo Carrasco Morahace 2 años En un mundo donde la tecnología avanza a pasos agigantados, la municipalidad se encontraba anclada en el pasado. Los trámites eran lentos, la burocracia era un obstáculo y la transparencia era un concepto lejano. Pero todo cambió cuando se lanzó un proyecto ambicioso de transformación digital.La primera etapa fue la identificación para luego realizar la creación de 170 procedimientos administrativos detallados desde el año 2019, un paso crucial para estandarizar y optimizar los procesos. Luego, se implementó un gestor documental digital, que permitió la gestión electrónica de documentos como oficios y memorándum y la reducción de papel, el cual comenzó a operar desde el primero de junio de 2024.Además, se espera lanzar el nuevo sitio web transaccional actualizado dentro de las siguientes semanas. Buscando que los ciudadanos pueden realizar trámites y pagos en línea de manera segura y eficiente.Pero la innovación no paró ahí. Se firmó un convenio con el gobierno digital para integrar sistemas y mejorar la eficiencia como fue firmagob, clave única y docdigital. Debido a eso se implementó el pago de solicitudes para la dirección de obra, lo que permitió una mayor agilidad y eficiencia en la gestión de los trámites.Y para asegurar que los funcionarios estuvieran equipados para el nuevo entorno digital, se desarrolló un repositorio local con toda la información necesaria para realizar su trabajo de manera efectiva y puedan encontrar todas las herramientas que necesitan para realizar de manera eficiente cada uno de los trabajos.La transformación digital de la municipalidad está siendo un éxito rotundo. Los trámites son más rápidos, la transparencia es mayor y los ciudadanos estaban satisfechos. La municipalidad ha dado un gran salto hacia la modernidad y la eficiencia.Además, se sumaron profesionales como un desarrollador tiempo completo, el jefe de informática abocado a los sistemas de gestión, los cuales fueron licitados, y hoy cada área opera de manera digital, agregando nuevos servicios que están a portas de ser implementados, como son:1. Pago de trámites online de la dirección de tránsito2. Pago de trámites de la dirección de rentas3. Portal ciudadano de solicitudes4. Intranet de los funcionarios para trámites internos5. Licencias médicas electrónicas6. Solicitud de hora licencias de conducir y creación de biblioteca digital con los documentos.Así mismo se contrató un técnico informático, dedicado al apoyo de los funcionarios, tanto en el uso de las herramientas, como en las mejoras de los equipos computacionales, todo esto armonizado por el coordinador de transformación digital. La historia de la transformación digital de la municipalidad es un ejemplo inspirador de cómo la innovación y la tecnología pueden mejorar la vida de las personas. Un proyecto que demostró que, con visión y liderazgo, es posible cambiar el futuro.

Alejandro Enrique Villalón Hidalgohace 2 años Una vez decidido el problema a digitalizar, se empezó a trabajar en cómo darle un uso transversal al repositorio de archivos, en donde todas las unidades y áreas se vieran beneficiadas y no solo un grupo de funcionarios y así sacarle el máximo provecho posible a la plataforma. Finalmente se optó por crear una cuota de disco virtual por Dirección o Unidad, en la cual cada quien organice sus archivos en base a parámetros predefinidos con anterioridad. Se levantaron flujogramas de procesos y finalmente se implementa en un VPS ya previamente contratado pero con otros fines, en donde incluso el dominio de acceso ya existía con aterioridad. Se crea un dominio virtual de acceso al respositorio siendo https://repositorio.muniloncochedigital.cl el elegido y luego comienza la elección de plataforma a utilizar, dando como resultado la elección de un sistema gratuito de nombre Pydio. Comienza el trabajo de personalización de la plataforma, creación usuarios y perfiles y posteriormente se cita a capacitaciones de uso de la misma. Es increíble la respuesta de los funcionarios a la plataforma, pues ven en ella una serie de ventajas que no existían y por tanto, un importante recurso en apoyo a la gestión digital de documentos. En tales capacitaciones se recibieron nuevas ideas a implementar con tal de mejorar aún más tal plataforma. Actualmente nuestro repositorio gratuito cuenta con un universo de mas de 6.000 archivos, con aplicativo de acceso para IOS y Android y con un backup total de 80 GB aprox, todo esto conseguido en menos de un año de uso. En total son 26 funcionarios de la Municipalidad, Depto. de Educación y Depto. de Salud los que gestionan documentos, además de existir una cuenta de uso general con permisos de solo lectura para acceso a determinados tipos de documentos, esto para visualización de usuarios tanto internos como externos. Cabe señalar que el trabajo inicial fue realizado en diversas mesas de trabajo entre Depto TI, Contabilidad y Tesorería, siendo actualmente administrada y mantenida por personal del Depto TI Municipal.

Juan Pablo Vidal Arayahace 2 años Acciones y estrategias:El proceso de digitalización de la I. Municipalidad de Santo Domingo comenzó en 2021. La primera acción fue adoptar un sistema computacional desarrollado internamente para gestionar todas las solicitudes de compra y contrataciones de servicios. Este cambio permitió a las unidades municipales visualizar la trazabilidad de sus requerimientos, incluyendo fechas de inicio y término.En 2022, se incorporaron funcionalidades adicionales como la confección de Certificados de Disponibilidad Presupuestaria y la generación de Informes de Recepción Conforme. También se añadió la capacidad de adjuntar documentos relevantes como Bases de Licitación, Aspectos Técnicos Mínimos y Resoluciones Municipales para Contrataciones.Durante 2023, se introdujeron herramientas de planificación estratégica, como el PLADECO y el Plan Anual, integrando las compras y contrataciones en los elementos de gestión interna. Para 2024, el enfoque se amplió para incluir la asignación de presupuesto vigente y obligatorio para cada unidad solicitante, asegurando el respeto al presupuesto municipal anual y mejorando la eficiencia y efectividad en el uso de los recursos.Planificación para afrontar desafíos:El Departamento de Informática lideró la planificación, comenzando con un análisis detallado del Workflow del proceso de compras y contrataciones. Este análisis fue contrastado con los requisitos legales y las normas internas, lo que permitió identificar áreas clave de mejora. Se establecieron mesas de trabajo colaborativas con los funcionarios involucrados, donde se discutieron y priorizaron las mejoras necesarias.Cambios en el proceso:Para optimizar el proceso, se realizaron varios cambios. Primero, se digitalizaron completamente las solicitudes, eliminando la necesidad de documentos físicos y mejorando la trazabilidad. Luego, se integraron nuevas herramientas que permitieron una planificación más estratégica y alineada con los objetivos municipales. Estos cambios no solo mejoraron la eficiencia del proceso, sino que también aseguraron un uso más transparente y responsable de los recursos municipales.Metodologías y herramientas utilizadas:El equipo utilizó la metodología SCRUM para gestionar los proyectos de actualización del sistema. Esta metodología ágil permitió desarrollar mejoras de manera incremental, facilitando la adaptación continua del sistema a las necesidades cambiantes. Además, el sistema computacional propio se fue actualizando progresivamente para incluir nuevas funciones que mejoraron la planificación y ejecución de las compras y contrataciones.Involucramiento de usuarios internos y externos:Desde el inicio, se involucró a los usuarios internos a través de las mesas de trabajo colaborativas, donde se les permitió aportar sus conocimientos y experiencias al proceso de mejora. Esto no solo facilitó la implementación de los cambios, sino que también garantizó que el sistema desarrollado respondiera a las necesidades reales de las distintas unidades municipales. Además, los proveedores externos también se beneficiaron de un proceso más transparente y ágil, especialmente con la incorporación de herramientas que facilitaron el pronto pago y la trazabilidad de las contrataciones.

Erico Fabián Isla Droguetthace 2 años En conversaciones con la directora del departamento, el coordinador de transformación digital comentó que existe una herramienta de código abierto que permite la carga y la búsqueda dentro de los mismos documentos mediante OCR (reconocedor de caracteres).Se instaló el software necesario en un equipo en desuso, una versión ligera de Linux, Docker y Paperless-ngx (Paperless-ngx es un sistema de gestión de documentos de código abierto respaldado por la comunidad que transforma documentos físicos en un archivo en línea buscable para mantener menos papel). En este momento nos encontramos haciendo la carga de los archivos para cumplir con la meta establecida, también se realizaron las pruebas correspondientes para verificar que efectivamente se puede buscar por contenido en vez de solamente el folio.

Carolina Jimena Gamboa Gonzálezhace 2 años Uno de los ejes de la planificación estratégica de la Municipalidad de Licantén, se encuentra el eje de Licantén de Calidad, en donde el desarrollo de procesos de mejoramiento e innovación en la gestión municipal que permita mejorar la atención de los vecinos, la calidad de los servicios entregados, transparentar la función pública y hacer más eficientes los procesos administrativos. Durante el año 2023 comenzó el arduo trabajo de implementación de la ley de transformación digital y debido a las emergencias climatológicas ocurridas en junio y agostos que golpearon duramente al municipio, incluso llegando a perder todo lo tangible, se debió postergar. Licantén se levanta, el municipio se levantó, los funcionarios se levantaron y comenzamos con mucha fuerza a trabajar y capacitar a los funcionarios para la implementación del Dogdigital. En primera instancia se reunión la mesa directiva de TD, en donde se eligieron funcionarios claves que fueron los primeros capacitados en la implementación de esta plataforma, por ejemplo, en la oficina de tesorería hay tres funcionarios, dos de ellos son personas adultas mayores, es por esto que primero se capacito a la funcionaria de menor edad y posterior a los adultos, ya que dicha funcionaria una vez capacitados todos pudo apoyar y seguir capacitando a su oficina. Esto se fue replicando en todas las oficinas del municipio. Durante el periodo de capacitaciones, el cual fue personalizado no mas de 4 personas, los funcionarios deben enviarse comunicaciones internas mínimo una a través de la plataforma DEMO, la cual se evaluaba por el Joven profesional del Municipio.

José Miguel Meléndez Corraleshace 2 años 1. Relevar esta necesidad como una prioridad a la autoridad local (Alcalde) y recibir el apoyo para iniciar este proceso2.- Identificar cuáles serán las primeras unidades municipales, que debemos intervenir para hacer los análisis en una primera etapa 3.- Se definen 3 unidades de acuerdo a diferentes criterios a) Unidad de Operaciones b) Unidad de Rentas y Patentes c) Unidad de Agrupaciones Comunitarias5. Realizar una intervención sistémica de cada una de ellas y formular una estrategia para crear un cambio en relación a la reflexión sobre los limites

Pablo Hernán Benavides Castillohace 2 años La transformación digital ha sido uno de los objetivos fundamentales de quienes hemos cumplido funciones asociadas a la implementación de Tecnologías de la Información. A lo largo de los años hemos procurado mejorar la colaboración entre instituciones y trabajadores del área, llegando a conformar una Asociación Nacional. Desde la promulgación de la ley 21.180 en 2019, hemos formado equipos y comisiones destinadas a esclarecer la mejor forma de enfrentar los desafíos transformadores de adopción digital en la gestión municipal. Esta colaboración nos ha servido en muchas tareas específicas por la gran disposición al apoyo mutuo, pero también ha confirmado las profundas diferencias que impiden la definición de un plan común para los municipios del país. En nuestro municipio, como a muchos, en 2023 las particularidades institucionales no nos permitían distinguir el mejor camino a seguir en la Transformación Digital de nuestra gestión. Conscientes de nuestras debilidades y fortalezas digitales y humanas, a principios de 2024 decidimos pedir ayuda, pero estando claros que no la encontraríamos afuera, decidimos ir al interior de nuestra institución, buscamos esa ayuda en la ampliación del equipo, llamando al nombramiento de Coordinadores de Transformación Digital por Direcciones y Departamentos Municipales. Con fecha 01 de abril se envió un oficio a todos los Directores solicitando este nombramiento. Ahora somos un equipo de más de 30 Coordinadores, a quienes hemos capacitado y con quienes hemos elaborado la estrategia institucional, convencidos que esta transformación no pasa sólo por la aplicación de una ley, sino un cambio cultural, donde podamos instalar un Comité instrumental que apoye permanentemente la adopción de nuevas tecnologías para el cumplimiento de las tareas y desafíos de cada unidad municipal. Con ellos trabajamos las tareas que nos impone esta transformación, se nombraron Editores para CPAT, y trabajaremos la puesta en marcha de DocDigital, no sólo como comunicador oficial interinstitucional, posiblemente, también como gestionador de documentos internos en todas las unidades en las siguientes semanas, por ahora somos sólo receptores. Nos hemos estado focalizando en aquellas tareas que requieren mayor atención.A este equipo invitamos a las autoridades haciéndoles una presentación formal al Alcalde y Concejo Municipal en sesión ordinaria.No todos los Directores lo entendieron correctamente, algunos ni siquiera nombraron Coordinadores, pero los que estamos hemos avanzado y debemos seguir invitando a más y más personas. Estamos trabajando para ir a dar charlas a colegios, universidad y a organizaciones sociales. En la Transformación Digital subyace un impulso más profundo, la adopción del cambio y, con él, de la evolución. Esta forma de adoptar los desafíos del cambio nos va a llevar por caminos a veces correctos y en otras incorrectos, pero somos un equipo y enfrentaremos nuestros éxitos y fracasos juntos.

Claudio Andrés Higuera Palmahace 2 años En agosto del año 2023, cuando visitamos la Municipalidad de Padre Las Casas, con el objetivo de ver y evaluar su sistema de gestión documental, fue un balde de agua fría en donde nos dimos cuenta de que ellos tramitan todo en digital, y nosotros hasta los correos los imprimimos. Por lo cual, luego de varias reuniones entre directores, alcaldes, informáticos, funcionarios, se decidió tomar cartas en el asunto.En enero del 2024, me nombran CTD (además de mis funciones propias del cargo), y entendiendo el desafío que conlleva implementar un sistema de gestión documental, decidí realizarlo en pequeños pasos.Por lo que en Marzo se realizó capacitación a todos los funcionarios (3 semanas, 4 charlas diarias, cada una con 15 funcionarios) realizando talleres prácticos para solicitar permisos y así, en abril 2024, implementar la intranet, únicamente para pedir permisos legales, fue un gran cambio para los funcionarios el tener que entrar a un sitio, ver reflejado los días que tienen disponible y solicitar sus permisos.Durante mayo, fuimos incorporando más módulos, y dándole mas usabilidad a la intranet, durante junio, me di cuenta de que ya estaban tan acostumbrados a revisar y ver la intranet, que se implementó la firma digital, se capacitó a los ministros de fe, junto a los funcionarios que emiten firma. Para así, en julio comenzar a utilizar DocDigital, en la versión producción.Nuestro desafió en agosto 2024 es generar una adopción del 100% de DocDigitalHa sido cansador el trabajo estos últimos meses, pero con el apoyo de los directores y del Alcalde, quien ha impulsado e instruido la adopción de estas medidas. Constantemente estamos en capacitaciones digitales, dando ideas, realizando encuestas de retroalimentación y generando planificación para los siguientes meses. Consideramos la opinión de todos con encuestas anónimas, para revisar y planificar. La idea de la implementación digital es ayudar a los colegas y no generar estrés por el cambio. Por lo cual, constantemente estamos conversando con ellosLo que otras municipalidades han realizado en un largo periodo de tiempo, nosotros en hemos realizado en 4 meses, de arduo trabajo, en donde los funcionarios ya nos piden nuevas tecnologías y apoyan con sus ideas y ganas de aprender. Solo como dato, los mismos funcionarios están solicitando tótem de auto fila, WhatsApp empresarial, para que ciudadanos tengan comunicación fluida con ellos, sistema de gestión documental, nuevas tecnologías, entre otras.Hoy, podemos decir que la Municipalidad de Llanquihue ya no está en la edad de piedra, y está avanzando a paso firme a una era totalmente digital

Gastón Alejandro Trincado Jiménezhace 2 años En el año 2023, se nombró al Coordinador de Transformación Digital, quien ya cumplía funciones como encargado de la transparencia municipal. Desde un principio, se buscó el apoyo del personal informático de la municipalidad, con una visión orientada al futuro y enfocada en ofrecer un servicio que acerque a los ciudadanos a su municipio, alineado con el espíritu de la Ley 21.180, que pone al ciudadano en el centro.Para afrontar los desafíos, se comenzó asistiendo a todas las capacitaciones ofrecidas por Gobierno Digital, con el objetivo de implementar lo aprendido lo antes posible en nuestro municipio. Estas acciones se planificaron cuidadosamente para transformar la interacción con los ciudadanos, simplificando el trabajo del servicio público y aumentando nuestra capacidad de respuesta tanto en trámites internos como en la atención a la ciudadanía.Se diseñó un plan de trabajo con una visión estratégica, abordando de manera paralela la transformación digital en la municipalidad y en los servicios traspasados de salud y educación. Estas acciones fueron complementadas con capacitaciones impartidas por la Secretaría de Gobierno Digital y por instituciones como la Universidad Autónoma de Chile y la Universidad de Santiago de Chile (Usach).Internamente, se adoptaron plataformas como FirmaGob y Doc Digital, que hoy están en producción en nuestro municipio. Luego, nos enfocamos en ofrecer servicios a la comunidad, desarrollando aplicaciones y adaptando plataformas para facilitar el acceso de los vecinos a los distintos servicios municipales.Inspirados por el ejemplo de la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO), que transformó gran parte de sus procesos y adoptó el teletrabajo, diseñamos un sistema de atención en línea. Este sistema es de uso simple, y no requiere la instalación de una app o plugins, y que está integrada al 100% con Clave Única. Además, desarrollamos un sistema para la toma de horas en línea para los diferentes servicios que ofrece el municipio y el departamento de salud, adaptable a cualquier departamento municipal.También implementamos un sistema de ingreso de solicitudes, actualmente en estado beta, que permite a los vecinos hacer un seguimiento en todo momento de sus requerimientos hasta la finalización del trámite. Este sistema guarda una trazabilidad completa, que puede consultarse en cualquier momento y que se conservará en el tiempo, permitiendo analizar estadísticas para mejorar continuamente nuestros servicios. Actualmente, estamos en fase de capacitación y pruebas internas, adaptando nuestra forma de trabajo para maximizar el potencial de estos recursos y ofrecer una atención excepcional a nuestros vecinos.

Juan Cristian Alexis Bravo Benítezhace 2 años La Municipalidad de San Antonio encargó a la Dirección de Coordinación de Desarrollo Físico y al Departamento de Informática la implementación de un sistema de gestión documental durante el 2019. Este sistema tiene como objetivos reducir la impresión de documentos, estandarizar los formatos institucionales, mejorar los tiempos de firma y despacho de resoluciones municipales, y coordinar eficazmente todas las unidades responsables del proceso y su seguimiento.Para lograr estos objetivos, se realizó un análisis exhaustivo de los procesos municipales a incluir en el sistema y se identificaron los principales actores y unidades necesarias para cada etapa. Se desarrollaron formatos electrónicos para todos los documentos institucionales, que ahora se elaboran, visan, firman electrónicamente y se despachan de manera digital.A través de reuniones de trabajo con las unidades, se conocieron sus procesos y experiencias, lo que facilitó la identificación de falencias, redundancias y cuellos de botella. La participación activa de las unidades municipales en esta implementación permitió identificar y corregir deficiencias en los procesos internos y estratégicos, modernizando así los procedimientos administrativos, tanto institucionales como comunitarios, que antes se gestionaban en papel, incluyendo visaciones, firmas y despachos.Simultáneamente con el inicio de la Ley de Transformación Digital del Estado, se identificó un proceso que mejoraría la relación con los vecinos: la Solicitud General. Este formulario electrónico, habilitado en el gestor documental, permite a los ciudadanos realizar diversos requerimientos, como solicitudes de audiencias, ingreso de reclamos, solicitud de comodatos, arriendos y más. Los datos y documentos se ingresaban de manera presencial por el vecino a través de una ejecutiva de ventanilla única municipal, quien además, ingresaba el motivo por el cual el vecino se acerca al municipio.La integración del formulario electrónico con el gestor documental IMSA y CeroFilas San Antonio ha permitido la recepción de solicitudes de manera online, rápida y confiable, reducir las filas presenciales y la impresión de documentos, al tiempo que ha acelerado el tiempo de respuesta y la derivación de solicitudes a las unidades responsables. La digitalización e interacción de estos sistemas ha facilitado la identificación eficiente y efectiva de las necesidades de la comuna y de las áreas con mayores requerimientos, lo que aumenta significativamente la satisfacción de la comunidad y la mejora de la calidad del servicio

Julio César Gutiérrez Padillahace 2 años Con la Implementación de la Ley 21.180 de Transformación Digital, en el Municipio se conformó un Equipo de TD a fin de definir una estrategia de implementación de acuerdo a los lineamientos Ministeriales. En ese contexto, surge como Meta Institucional tener registro electrónico de las Organizaciones Comunitarias y que estas estuvieran publicadas en el Sitio Web Municipal. Para ese entonces, la información disponible estaba en formato manual y tampoco se tenía un Sitio Web acorde para la publicación. Por lo tanto, se decidió que era necesario Desarrollar e Implementar una Plataforma Tecnológica que diera respuesta a la problemática planteada y que además incluyera el registro de solicitudes de concejales y de las audiencias comunitarias. Para ello, se debía considerar una Infraestructura Tecnológica que soportara los aplicativos necesarios y una sola Base de Datos centralizada que operara, tanto con el Sistema de Información, como con un nuevo Sitio Web Corporativo. Para ello, se conformó un Equipo de Trabajo, se definieron las etapas de: revisión de los actuales Procedimientos Administrativos, Definición de Flujos de Información, Desarrollo de la Plataforma, Poblado de la Base de Datos, Capacitación a Usuarios y Puesta en Marcha. Se fijaron reuniones y se establecieron los plazos para el cumplimiento de las etapas. También, se incorporó a la Unión Comunal de Juntas de Vecinos, y otras organizaciones comunitarias, a fin de conocer y validar ciertos requerimientos y flujos de trabajo propios del funcionamiento de las organizaciones, ya que se definió que para el logro de los objetivos y el éxito del proyecto era fundamental el trabajo participativo del Equipo con la Comunidad Organizada (proceso de co - creación con los Usuarios), quienes en conjunto fueron construyendo la solución final y validando el Proceso de Digitalización, de igual forma se incorporó al Concejo Municipal. Dado que el Municipio no cuenta con Recurso Humano TI para el desarrollo y mantención de la Plataforma Tecnológica, se decide externalizar el servicio TI que de respuesta a los requerimientos planteados, dejando un Referente Municipal que coordine las acciones necesarias con el Equipo TI externo. La solución final plasmada en la nueva herramienta Tecnológica, implicó definir nuevos flujos de proceso y/o protocolos los cuales fueron socializados con las entidades correspondientes, principalmente, los que se refiere a la Solicitud de Audiencias Comunitarias como el Registro y seguimiento de Solicitudes de concejales.

Hugo Alberto Cárcamo Fincheirahace 2 años Iniciamos con una capacitación en general con todos los funcionarios, para que supieran lo que se iba a implementar y conocer sus opiniones, luego de eso se empezó a trabajar departamento por departamento, capacitando en primera instancia a los que directamente van a trabajar con la plataforma, haciendo ejemplos, luego con los directores, pero siempre dándoles la facilidad que después de esa capacitación no habría problemas en seguir explicando los pasos de la plataforma, creo que lo que ayudo también la buena relación que tengo con los funcionarios, eso ayuda a implementar nuevas plataformas, uno le trata de buscar a la buena y explicar con las palabras mas sencillas para que así ellos lo tomen a bien y no estar en negatividad de algo nuevo, eso me ayudo bastante, lo otro que ayudo a nosotros fue que nuestra SSMM es bien tecnológica, eso ayudo al tema de oficina de partes, también tuve el apoyo de mi jefatura directa que participo en las capacitaciones y es mi subrogante en lo que es CTD. Ya llevamos mas de 2 meses ocupando la plataforma y hemos ido avanzado bien, hay dudas en el camino pero la hemos ido solucionando y mejorando la implementación, ya estamos pensando en ir sumando mas documentos la firma digital.Participamos arto en los grupos y he ayudado a varios de como logramos partir, como la Municipalidad de Arauco- Peñalolen- y otras municipios que me han llamado para ver este tema.-

Damaso Benjamín Ruiz Astudillohace 2 años Para afrontar la problemática detectada y llevar a cabo la transformación digital del proceso, se llevó a cabo una planificación meticulosa que comenzó con un diagnóstico y análisis de la situación actual. Este análisis abarcó aspectos como la infraestructura digital, las habilidades digitales del personal y los procesos existentes, proporcionando información clave para la toma de decisiones futuras. Primero fue necesario, estandarizar el proceso de formulación y ejecución del PMG municipal, formalizando el procedimiento, con la participación de funcionarios municipales y la Administración Municipal. Una vez identificado y formalizado el procedimiento, se da inicio a el desarrollo de la Plataforma digital PMG municipal. El sistema está alojado en una plataforma local, totalmente web en un servidor virtual Ubuntu. Para su desarrollo, se utilizaron herramientas como MS Visual Studio Code y lenguajes de programación como PHP, JavaScript, JSON, MySQL, HTML y CSS. La metodología empleada en este proyecto fue “Scrum”, la que nos brindó ventajas significativas, facilitando la flexibilidad y adaptabilidad a los cambios, fomentó la mejora continua a través de reuniones de revisión y retrospectiva, e impulso la colaboración efectiva entre los miembros del equipo técnico y los interesados. Además, proporciono transparencia en el proceso, permitiendo a los actores claves visualizar el progreso del proyecto y tomar decisiones basadas en datos, sin perder el enfoque en el usuario final, asegurando que el producto elaborado cumpliese con las expectativas y motivara al personal en el uso de la plataforma. Esto nos permitió reducir los riesgos al identificar y abordar problemas de manera temprana. Entre los principales actores que participaron en el desarrollo de la solución en conjunto con la of. de innovación fue la administración municipal, el comité técnico PMG y las direcciones municipales, generando un valioso trabajo en equipo. Una vez desarrollada y aprobada la plataforma digital, comenzó la fase de implementación, la que se llevó a cabo mediante capacitaciones para los funcionarios usuarios del sistema, ajustada a los perfiles y privilegios definidos (visor, responsable del área, tutor, presidenta y superusuario). Las charlas de capacitación se estructuró en tres etapas: la primera abordó el marco normativo general y municipal del programa de mejoramiento de gestión y la definición de conceptos utilizados; la segunda etapa presentó los errores más comunes en la formulación del año anterior y las correcciones necesarias; y la tercera fase consistió en una demostración práctica del uso y funcionamiento de la plataforma, explicando el procedimiento digital del programa del PMG, sus notificaciones electrónicas y las firmas digitales existentes. Finalmente, la plataforma fue expuesta públicamente en una sesión del Concejo Municipal, siendo reconocida como una iniciativa institucional clave para la gestión organizacional.

Christian Rodrigo Torres Baezahace 2 años Para resolver la problemática de llevar seguimiento y trazabilidad de las solicitudes comunitarias , la dirección de informática se reunió con las áreas de control de gestión y comenzó el diseño de una herramienta web para responder a la necesidad planteada. El desarrollo de un prototipo funcional ocurrió después de al menos 5 sesiones de trabajo , las cuales iniciaron en agosto de 2022 , a finales de noviembre de 2022 teníamos un prototipo de sistema web, el cual tiene enfoque en su versatilidad , ya que permite modelar formularios que rescatan información, la cual luego viaja por correo a las áreas a cargo de resolver, todo esto incorpora una bitácora de seguimiento, en la cual el funcionario puede incorporar archivos e indicar con un texto el trabajo realizado y a la vez cambiar el estado de la solicitud.El sistema de Gestiones comunitarias , después de ser testeado , comenzó formalmente su uso en Junio de 2023 y hoy este sistema ha permitido construir 3 Subsistemas Importantes:-Solicitudes Comunitarias-Mesa de Ayuda Informática-Mesa de Ayuda Servicios GeneralesPara el caso de del sistema de solicitudes comunitarias, también construimos un sistema de Reportes ONLINE que permite ver de manera interactiva el estado de las solicitudes , por fecha, por dirección, por estado y por ubicación geográfica, esto integrado con herramientas de Google.

Pablo Alonso Ibarra Ibarrahace 2 años La oficina de informaciones, reclamos y sugerencias OIRS que se encuentra establecida por mandato legal en la ley 18.695, y Ley 20.500 Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública, tiene un rol estratégico fundamental en cuanto a la entrega de información a los usuarios (as) de los servicios y trámites municipales, todo lo cual además está en complemento con la ordenanza de participación ciudadana de la comuna, transformando a la OIRS en un mecanismo de participación informativa. Facilitar el acceso de los vecinos a los diferentes servicios que entrega la municipalidad, informando los requisitos, formalidades y plazos de las presentaciones y solicitudes, la documentación y antecedentes que deben acompañarse y los procedimientos, los cuales con la puesta en marcha de la ley de Transformación Digital del Estado deben estar a disposición a través de plataformas digitales.Atendiendo al mandato legal, es que desde la Secretaría Municipal de la Municipalidad de Concepción, el año 2023 diseñamos e implementamos el proyecto OIRS DIGITAL en los barrios con el objetivo de relevar y acercar la gestión de la oficina a los barrios y territorios de la comuna, entendiendo el rol estratégico y sus funciones, que es donde se plasman por ejemplo los derechos de los usuarios (as) de servicios y trámites según lo establece la Ley 19.880 que indica las bases de los procedimientos administrativos, en cuanto a conocer, identificar, eximirse, acceder y tener un buen trato.El proyecto que consistió en el codiseño con dirigentes, e implementación a través de la instalación de 25 acrílicos OIRS DIGITAL, en 25 sedes sociales, con código QR y Braille, con el objetivo de instalar una ventanilla digital de acceso a los servicios y trámites municipales utilizando el teléfono celular en los barrios de Concepción, espacio comunitario donde además se efectuó capacitación a dirigentes sociales y vecinos (as) sobre servicios y trámites municipales digitales, y sus implicancias, como una nueva forma de relación con la Municipalidad, atendiendo a factores relevantes en una comuna urbana como el acceso a internet y uso de teléfonos móviles inteligentes, lo que entrega un contexto propicio para acceder a los servicios y trámites municipales de forma digital. Una vez instalados los acrílicos en las 25 sedes vecinales, se procedió a visitar junto a los funcionarios (as) las 25 sedes coordinando previamente la convocatoria de dirigentes y vecinos (as) con el objetivo de capacitar sobre el uso de la Ventanilla OIRS DIGITAL, con teléfono celular en mano de cada uno de los participantes, enfocándose en la utilización de la aplicación para leer código QR y realizar algún trámite o requerimiento de servicio municipal (prueba), donde tuvimos la participación de 282 mujeres y 100 hombres, llegando a un total de 382 entre dirigentes, vecinos (as). La OIRS DIGITAL en los barrios a través del acrílico con código QR permitió una mayor digitalización de servicios y tramite, llegando hoy a 50 servicios en línea, 11 links de consultas, y 51 trámites en línea, difundiéndose el código en todo material gráfico del municipio

Mauricio Alberto Hernández Moragahace 2 años Este proceso comenzó desde mucho antes con una Política Tecnológica de renovación, dentro de la institución lo cual fue un trabajo de años, para otorgar las condiciones más óptimas y actualizadas a los funcionarios. Debemos señalar en este aspecto, el liderazgo y decisión del Alcalde de Mulchén, Jorge Rivas, esto es de suma relevancia ya que para llevar a cabo cambios tan importantes como este dentro de una institución, es importante contar con la decisión apoyo de la autoridad máxima que integra en su visión estratégica la transformación digital. En relación a lo anterior, lo primero fue otorgar a los funcionarios las condiciones para la transformación, si se busca digitalizar el funcionamiento en el Municipio, nuestros funcionarios deben contar con conexión a internet de calidad y equipamiento ágil y pertinente para las funciones que estos realizan. EL segundo paso previo y relevante fue utilizar los recursos otorgados por el gobierno como lo era Firmagob, herramienta que se utilizó para todos nuestros funcionarios. Se llevó a cabo la implementación de un gestor documental, y el equipo informático fue el encargado de llevar a cabo capacitaciones, las cuales se remitían de manera grabada a los correos una vez realizadas generando un insumo fijo al cual acudir ante dudas, además se agilizo esta transición involucrado a toda la plana directiva de municipio, a través de un comité técnico, esto permitía que todos estuvieran alienados al cambio, sin importar su posición en la organización. El usuario pudo ver como se agilizaron ciertos procesos, ellos también son pieza clave para poder tener una fuente de retroalimentación que nos permite ir solicitando mejoras a la plataforma existente. Además logramos generar una red de trasferencia de conocimiento y experiencia con otros municipios, enseñando nuestros avances y recogiendo demás aprendizaje de otras instituciones.

Francisco Andrés Román Orellanahace 2 años Propuesta Según el contexto entregado, se propone la modernización en la gestión de los procedimientos administrativos a través de la utilización de un gestor documental que permita el tratamiento de la documentación de forma digital incorporando herramientas dispuestas por el estado en el marco de la Ley 21.180, específicamente el uso de Clave única y FirmaGob. Si bien, existe actualmente una variedad de software en el mercado que permite la tramitación digital, las particularidades de cada municipalidad en relación con los procedimientos administrativos generan diversas complicaciones, entre ellas, la resistencia al cambio. Por tanto, en nuestra propuesta quisimos diferenciarnos en dos aristas: Primero: Desarrollar un software a medida de la organización, escalable y modular, accesible desde cualquier lugar, adaptable a los nuevos requerimientos y que incorpore las herramientas entregadas por el estado. Dar cuenta de la disminución del gasto en los procedimientos administrativos por esta modernización, pero no tan solo en la obviedad económica, sino que también en la construcción de indicadores de sustentabilidad que cuantifiquen el impacto medio ambiental sufrido por el tratamiento físico de la documentación.

Erwin Hernaldo Castillo Novoahace 2 años

Priscila Angélica Peña Gonzálezhace 2 años Se realizó un diagnóstico exhaustivo de la situación actual incluyendo un Análisis de Procesos Existentes, identificando los procesos administrativos más importantes relacionados con gestión de documentos, desde la recepción hasta el archivo y disposición final. Se realizaron entrevistas a funcionarios de secretaria municipal, administración y secretarias de departamentos para conocer sus necesidades y dificultades en la gestión documental, detectando dependencia excesiva de documentos en papel, flujo de trabajo manual que generaba retrasos, errores y pérdida de documentos. Gracias al diagnóstico, se ejecutó la selección del software para lo que se evaluaron varias opciones, considerando criterios como: • Facilidad de uso. • Capacidades de automatización y flujo de trabajo. • Seguridad y cumplimiento normativo. Optamos por un software que ofrecía una interfaz amigable y altos estándares de seguridad. Para afrontar los desafíos identificados, se desarrolló un plan de acción que incluyó: • Planificación de sesiones de capacitación para funcionarios, para mitigar la resistencia al cambio y familiarizarlos con el nuevo sistema. Utilizamos metodologías de aprendizaje basado en tareas para que los funcionarios pudieran aplicar lo aprendido directamente en su trabajo diario. • Se lanzó una campaña comunicando los beneficios del nuevo sistema, explicando cómo mejoraría la eficiencia, reduciría errores y pérdida de documentos. Obteniendo el apoyo de los funcionarios. Durante la implementación, fue necesario realizar cambios significativos en procesos documentales: • Se puso en marcha un proceso de digitalización masiva de documentos en papel para integrarlos en el nuevo sistema. Este proceso incluyó la creación de un archivo digital. • Algunos procesos administrativos fueron reingenierizados para aprovechar las capacidades del nuevo sistema. Por ejemplo, se implementaron flujos de trabajo automatizados para la aprobación de documentos, reduciendo tiempos de respuesta. • Se realizaron pruebas piloto en algunas áreas clave de la municipalidad para ajustar el sistema antes de su despliegue completo. Para asegurar una implementación exitosa, se adoptó un enfoque ágil con ciclos de retroalimentación continua y mejoras incrementales permitiéndonos adaptarnos a los desafíos que surgieron durante el proceso. Además, se utilizó un software de gestión de proyectos para coordinar las distintas actividades y garantizar que se cumplieran los plazos establecidos y se realizaron las consultas respectivas para asegurar que el gestor documental cumpliera con las normativas de protección de datos. La participación de funcionarios fue clave para el éxito del proyecto, ya que fueron involucrados desde el inicio a través de talleres y sesiones de feedback, realizando pruebas en una plataforma demo del gestor documental, trabajando con cada departamento para facilitar la adopción del nuevo sistema. Una vez implementado el gestor documental, se estableció un sistema de evaluación continua para identificar áreas de mejora, realizando un análisis de desempeño donde se monitorean indicadores claves de desempeño (KPIs) para evaluar la eficiencia de nuevos procesos y realizar ajustes cuando fuera necesario. En resumen, fue un proceso integral que involucró planificación estratégica, adaptación tecnológica, reingeniería de procesos, un fuerte enfoque en la capacitación los usuarios internos. Los desafíos fueron afrontados mediante una planificación detallada y uso de metodologías ágiles, asegurando una transición exitosa hacia una gestión documental más eficiente y moderna.

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