Paul Alexander Cook Moyano•hace 4 años ¿cuál era el problema? IPS a través del subdepartamento de Gestión Estratégica Institucional en su rol de oficina de gestión de proyectos (PMO Institucional) desde el año 2014 ha desarrollado una cultura de gestión de proyectos estableciendo, siguiendo procesos y procedimientos adecuados a estándares del Project Management Institute (PMI). En un comienzo existían problemas como la complejidad y ambigüedad de la ejecución de procesos manuales en la identificación, formulación, evaluación y priorización de las iniciativas de proyectos, lo que a menudo dificultaba su posterior planificación y ejecución. Por lo tanto, los resultados no siempre contribuían significativamente a los objetivos a largo plazo de la Institución y podían verse afectados por la escasez de tiempo, presupuesto y recursos humanos. A partir del año 2020 se empezó a utilizar Project online, una aplicación que forma parte de la plataforma office 365 en la nube de Microsoft, para realizar la planificación, ejecución y seguimiento de los proyectos, lo que permitió reducir la duplicidad de información, mejorar la coordinación y en general optimizar la gestión de los procesos de ejecución y seguimientos de los proyectos.El análisis de las lecciones aprendidas evidencio que los lineamientos estratégicos de la institución no conversaban con la ejecución operativa de los proyectos, en las distintas áreas de negocio (ejemplo; áreas de Beneficios, TI, Atención al Ciudadano, Finanzas y Otros), producto de la gran envergadura de la Institución y del desarrollo de proyectos multidisciplinarios, no siempre se capturaba efectivamente la visión de los lideres del proyecto, lo que se manifestaba en la falta de comunicación y colaboración entre las diferentes áreas, departamentos y equipos involucrados en el proceso de formulación, evaluación y priorización de las iniciativas de proyectos, hechos que podrían estar conduciendo a los errores, retrasos en los resultados alcanzados y aumento en la ejecución presupuestaria. ¿a quiénes afectaba? Los equipos de las Áreas de Negocio y Tecnologías de Información quienes formulan y ejecutan los proyectos estratégicos de la institución son los que se veían impactados mayormente pues no todos comprendían de igual manera el lineamiento del proyecto. Realizando trabajos en silos donde se preocupaban de sus actividades, sin identificar los verdaderos requerimientos y no permitiéndose diseñar mejores soluciones que les permitiera hacer frente con agilidad a los dinámicos cambios propios en los requerimientos de los proyectos y de una Institución como lo es el IPS. ¿Cuál fue el factor clave para enfrentar el problema? La necesidad de responder a los frecuentes cambios y ajustes de las normativas (procedimientos y reglas) que emanan del Estado, dado que nuestros productos y proyectos tienen una relación interdependiente y dinámica entre el IPS y otros organismos del Estado. Esto provocaba que los proyectos estratégicos del IPS generalmente requieran la interacción de distintas áreas, instituciones externas y la ciudadanía, lo que implica un gran número de involucrados en la ejecución de estos y por ende necesidad de mayor coordinación. Esto muchas veces impedía una planificación y se pasa directamente a la ejecución, y todo acrecentado por la pandemia sufrida durante los últimos años que implico en la transformación al teletrabajo de muchas de nuestras funciones. Por lo que la clave fue conseguir una herramienta que permitiera la conectividad en línea, la agilidad he inmediates, sumado a un trabajo colaborativo. ¿Cuál fue el mayor logro alcanzado en el camino? La implementación de la plataforma iterativa e integrada que hemos denominado Sistema de Gestión de Proyectos SGP integrado con Project OnLine (plataforma SGP-POL), en la nube, realizando la automatización completa de los procesos de formulación, evaluación y priorización iniciativas sumado a la gestión de la planificación, ejecución, el seguimiento y monitoreo de los proyectos estratégicos o no estratégicos del IPS, reduciendo con ello a cero el uso de papel.El desarrollo se realizó haciendo uso de la plataforma office 365 en la nube y las herramientas low code que la componen: power apps, power automate, sharepoint, power bi, teams y project Online, que nos ha permitido generar mejoras a la eficiencia y efectividad de los procesos de gestión de los proyectos estratégicos. Ha facilitado identificar y reducir los errores, mejorar los procesos, aumentar la velocidad de obtención y la precisión de la información, lo que ha facilitado la toma de decisiones y respuesta frente a los requerimientos de los proyectos. Además, nos ha permitido avanzar con una mayor transparencia y reportabilidad de los procesos de gestión de los proyectos, se puede tener acceso a métricas y datos en tiempo real, permitiendo un mejor seguimiento y control del progreso de las actividades para todas los integrantes de los equipos involucrados e interesados en el desarrollo de los proyectos, haciendo un mejor uso de los recursos. Evitando la duplicación de trabajo y reducir el tiempo empleado en tareas administrativas, contribuyendo a una mejor calidad de vida del funcionariado facilitando el trabajo presencial y especialmente el teletrabajo. Otro logro muy importante ha sido la mejora en la colaboración y comunicación entre áreas, logrando compartir información, datos y documentos en línea, estableciendo alertas automatizadas para eventos específicos. Las permanentes capacitación e inducción de los cambios en los procesos y la evolución de las funcionalidades que se desarrollaron y que se encuentran en constante mejora a las jefaturas de proyectos y equipos involucrados en la formulación de las iniciativas y gestión de los proyectos, ha generado una cultura de aprendizaje y uso de las herramientas tecnológicas dependiendo de las capacidades y gustos de cada usuario, permitiendo que todos puedan estar atentos al progreso de los proyectos en línea. Por ejemplo un usuario puede preferir el visualizar reportes de un proyecto desde POL, otro el uso del SGP, Teams o Sharepoint, ya que todo se encuentra entrelazado y con la misma información actualizada en línea. En resumen, nos ha permitido mejorar la eficiencia y efectividad en la formulación, administración y gestión de los proyectos estratégicos de la institución. Logrando capturar los objetivos y necesidades reales de las distintas áreas de negocio durante la formulación y posterior gestión de los proyectos, proporcionando un mejor seguimiento y control del progreso de los proyectos, mejorando la colaboración y comunicación, aumentando la transparencia y reportabilidad en la gestión de los proyectos. Aportando a la calidad de vida del funcionariado y generando una transformación digital, permitiendo la conectividad a lo largo de todo el territorio nacional, todo sin el uso de papel.
