Nota 1: CPAT y buenas prácticas de la Municipalidad de Valparaíso
CPAT y la buena práctica de la Municipalidad de Valparaíso para acercarse más a las personas
La implementación de la Ley N°21.180 de Transformación Digital del Estado en Chile inicia con la fase de preparación, que consiste en identificar y caracterizar los procedimientos administrativos. Esta fase es muy importante para avanzar en un camino claro hacia la implementación de la normativa de transformación digital, consolidar un panorama amplio y facilitar el rediseño de procedimientos administrativos, pero también es una oportunidad estratégica para acercarse a otras instituciones y sobre todo, a las personas.
En esta primera Nota de Transformación Digital te contaremos sobre el más reciente reporte de las instituciones en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Trámites (CPAT), plataforma clave para el cumplimiento de la Fase de Preparación, y también podrás conocer las buenas prácticas que llevó adelante la Municipalidad de Valparaíso, para levantar y caracterizar los procedimientos administrativos, y aprovechar este levantamiento de información como una oportunidad estratégica.
La plataforma CPAT se habilita a Coordinadores y Coordinadoras de Transformación Digital (CTD) por una ventana de tiempo comunicada con anticipación, el 30 de abril culminó uno de estos períodos tanto para la administración central como para los municipios.
Desde noviembre del 2023 hasta la fecha, en el CPAT existen 31.025 procedimientos administrativos caracterizados. Que representan a 456 órganos de la administración del Estado. 260 de la administración central y 196 municipalidades, destacando que los Servicios de Vivienda y Urbanismo(16), y las Delegaciones Presidenciales regionales y provinciales (56), informan a través del CPAT de manera centralizada, concluiríamos con un total de 528 instituciones que han utilizado la plataforma para informar sus procedimientos administrativos y caracterizarlos.
Avance de Municipalidades (al 30 de abril)
En el CPAT están registrados los 309 Coordinadores y Coordinadoras de Transformación Digital, de los cuales 196 (63%) trabajaron en el CPAT en esta última apertura de la siguiente manera:
- 95 municipalidades realizan la validación de su nómina con su Alcalde o Alcaldesa, y representan un 31%.
- 7 municipalidades realizan la validación con el CTD, y queda pendiente la validación del Alcalde o Alcaldesa, y representan un 2%.
- 94 municipalidades ingresaron registros pendientes de validación, representan un 30% y 5.903 registros en la plataforma.
Son 17.011 el total de registros ingresados, que se distribuyen de la siguiente manera:
- Procedimientos administrativos de función común: 6.254 (37%)
- Procedimientos adminitrastivos de función específica: 6.870 (40%)
- Otras tramitaciones: 3.887 (23%)
Avance de la Administración Central (al 30 de abril)
En el CPAT están registrados 274 Coordinadores y coordinadoras de Transformación Digital de la administración central, de los cuales 216 instituciones realizan la validación de su nómina con su autoridad institucional (79%).
Son 14.014 el total de registros ingresados, los cuales se distribuyen de la siguiente manera:
- Procedimientos administrativos de función común: 6.003 (43%)
- Procedimientos administrativos de función específica: 5.476 (39%)
- Otras tramitaciones: 2.535 (18%)
Estas cifras demuestran el liderazgo y organización de los equipos institucionales que impulsan la transformación digital en sus instituciones. Actualmente hay un proceso de habilitaciones del CPAT y las instituciones que no hayan participado pueden sumarse hasta el 31 de julio.
Atajos para avanzar en el CPAT y estrategias para acercarse a las personas: El caso de la Municipalidad de Valparaíso.
Jefes, coordinadores y equipos: actores relevantes en la Fase de preparación para la transformación digital de los municipios
El equipo que impulsa la transformación digital en la Municipalidad de Valparaíso considera que la Ley Nº21.180, proporciona un camino gradual de implementación en seis fases (más la fase de preparación) para alcanzar un cambio operacional y tecnológico en el municipio que permite mejorar el servicio y generar confianza, siendo el primer paso la catalogación de procedimientos administrativos y otras tramitaciones. Esta fase establece las bases sobre las cuales se iniciará un proceso de digitalización, por lo que quedarse atrás en esta etapa, puede suponer un obstáculo para el cumplimiento de las siguientes fases. Ahí su relevancia, y el desafío es sumar al conjunto de los equipos municipales en esta labor.
En Valparaíso usan un sencillo lema, para abordar aspectos de la implementación de “la 21.180” que involucran a los funcionarios y funcionarias, y que en este caso han aplicado en el CPAT. El lema es: “saben, quieren, pueden”. Este lema sintetiza los factores desencadenantes de una adopción tecnológica, presentados en el ya clásico libro Difusión de la Innovaciones (1962) de Everett Rogers y complementada por otros. Estos factores son: Ventaja relativa, Compatibilidad, Complejidad, Probabilidad, Observabilidad, Percepción de Riesgo, Intención de uso futuro.
Para el caso de Valparaíso se destaca que
1. Los funcionarios deben saber de qué se trata lo que se les pide, es decir, entender bien cuál es la tarea, cómo se hace, qué recursos tengo disponibles, los esfuerzos y los plazos.
2. Adicionalmente deben querer realizar la tarea, idealmente no sólo como obligación, sino encontrándole un sentido a lo que se hará; en este caso la tarea de levantar y describir procedimientos tendrá sentido en la medida en que se vincula con el trabajo cotidiano o con las mejoras del trabajo futuro (ahorro de esfuerzo, disminución de errores, satisfacción de los usuarios).
3. Por último, los funcionarios/as deben poder realizar la tarea que se les encomienda, por lo que entregar competencias y/o herramientas resulta indispensable. Y no podemos suponer la existencia de dichas competencias en todos los equipos, en particular cuando se trata de tareas que impliquen habilidades ajenas al desempeño cotidiano.
También la Municipalidad de Valparaíso toma en cuenta a estudios longitudinales (1994-2023) realizados por Standish Group, donde los principales factores de éxito en proyectos de TI son:
- Patrocinio del equipo directivo,
- Madurez emocional de la organización y
- El involucramiento del usuario
Adicionalmente aparecen las competencias del equipo y la metodología de trabajo. Teniendo estos puntos en consideración, no pueden desatenderse estas variables “blandas”, que son en definitiva las que hacen la diferencia entre el éxito o fracaso de un proyecto.
El equipo de la Municipalidad de Valparaíso sabe que el trabajo colaborativo no siempre es imperante, y que los departamentos pueden no estar alineados en metas, la Municipalidad de Valparaíso subraya que lo que se proponga debe satisfacer las necesidades de los propios departamentos.
En ese contexto, el equipo de la Municipalidad de Valparaíso nos cuenta que la catalogación de los procedimientos administrativos y otras tramitaciones debe ser útil para las direcciones y unidades que ejecutan esos procedimientos, y representar un beneficio directo para su trabajo.
3 ejemplos de la Municipalidad de Valparaíso sobre el uso práctico de CPAT
- En primer lugar, de cara a la facilitación de la atención ciudadana podemos incluir los contenidos del CPAT en un portal web de trámites municipales, considerando las descripciones y requisitos de cada trámite.
- En segundo lugar, es su aplicación en el rediseño de procesos como un primer insumo del levantamiento, que permite visibilizar el grado de madurez e importancia de los PA; y luego, priorizar, formalizar y avanzar en la digitalización de dichos procedimientos.
- Adicionalmente, la tarea que se nos demanda realizar debe estar al alcance de las competencias y de los recursos de quienes deben llevarla a cabo. Así, en el caso de la identificación y discernimiento de Procedimientos Administrativos versus otro tipo de actuación municipal, es clave contar con herramientas, no sólo instrucciones o contenidos, que permita facilitar la tarea
Clasificadora de registro: La herramienta de la Municipalidad de Valparaíso.
En ese contexto, la Municipalidad de Valparaíso elaboró una herramienta llamada, “Clasificadora de registro”, que permite identificar los procedimientos administrativos y otras tramitaciones, considerando al efecto la definición que el art. 18 de la Ley N°19.880 otorga.
En este sentido, se construyeron la herramienta teniendo a la vista este concepto, vale decir, si se encuentran asociados o vinculados a funciones comunes a la gestión pública o a funciones específicas de las Municipalidades, y la identificación del acto de inicio y acto de término, entendido este último como un acto resolutivo o decisorio (decretos, resoluciones, órdenes de servicio y oficios).
Para la clasificación de los procedimientos administrativos y otras tramitaciones, resultó fundamental recurrir a la estructura orgánica de la Municipalidad, reconocida en el Reglamento de Organización Interna vigente, generando delegados responsables en cada una de las Direcciones, cuestión que facilitó el posterior trabajo de validación, logrando así cumplir con los plazos de publicación en el CPAT.
La herramienta “Clasificadora de registro” se construyó en Google Sheets, aprovechando las fórmulas para analizar y clasificar los datos ingresados en los campos con opciones predefinidas. La lógica de clasificación se implementó mediante funciones condicionales que determinan la clasificación del PA.
Algunas recomendaciones para lograr la catalogación y publicación de los PA
- Iniciar lo antes posible, presentando una propuesta al Alcalde/Alcaldesa y a los encargados de las direcciones municipales, subrayando los beneficios del levantamiento de los PA y su catalogación.
- Contar con formalidad de respaldo para el coordinador/a, como una orden de servicio o al menos un correo formal que valide la labor a realizar.
- Configurar y formalizar un equipo que pueda disponer de un tiempo dedicado a esta tarea.
- Las direcciones y departamentos municipales deben asignar a un responsable para registrar sus PA en CPAT y un equipo de validación.
- Todos los departamentos necesitan algún grado de capacitación y acompañamiento.
En síntesis, la implementación de la Ley N°21.180 está marcando un avance significativo hacia la transformación digital del Estado, comenzando con la fase crucial de identificación y caracterización de procedimientos administrativos y otras tramitaciones. La experiencia de la Municipalidad de Valparaíso ejemplifica cómo este proceso no solo mejora la eficiencia interna, sino que también es una gran oportunidad para fortalecer la relación de cara a las personas.
La experiencia de la Municipalidad de Valparaíso destaca como un ejemplo claro de cómo promover una cultura organizacional orientada hacia la innovación y eficiencia, generando las bases para una administración más ágil, e impulsando una transformación digital que beneficie a todas y todos, sin dejar a nadie atrás.
Equipo CPAT: Sebastián Vera, Desarrollador; Marcelo Garrido, Coordinador TD; Vanessa Mendoza, Control; Pablo Pérez de Tudela, líder CPAT.
Publicado el 18/07/2025
